当有限责任公司需要增加注册资本时，需要按照以下步骤进行：

1、召开股东会或股东大会：公司必须召开股东会或股东大会，以决定是否增加注册资本。在会议上，股东们将讨论并作出增资的决议。

2、认缴新增资本：在有限责任公司增加注册资本时，股东需要按照他们实际已缴纳的出资比例认缴新增资本的出资额。这意味着每个股东将根据他们之前已经缴纳的出资比例，认缴相应的新增资本出资。

3、发行新股并缴纳股款：如果是股份有限公司为增加注册资本而发行新股，股东将根据他们认购的股数缴纳相应的股款。这意味着股东需要按照他们认购的股数，缴纳相应的资金。

4、办理变更登记：一旦股东完成了认缴或认购资金的缴纳，公司需要办理变更登记手续。这包括提交相关文件和表格，以及支付相应的登记费用。变更登记的目的是更新公司的注册资本信息，并将增资记录在公司的登记档案中。

法律依据：《中华人民共和国公司法》第一百七十八条，有限责任公司增加注册资本时，股东认缴新增资本的出资，依照本法设立有限责任公司缴纳出资的有关规定执行。股份有限公司为增加注册资本发行新股时，股东认购新股，依照本法设立股份有限公司缴纳股款的有关规定执行。

什么是注册资金？

注册资金是指公司在成立或变更登记时，股东或股东认缴的资金总额。它是公司用于开展业务和承担经营风险的基本资金。注册资金的数额必须满足法定要求，并在公司设立后存放在指定的银行账户。注册资金的多少直接影响公司的信用和经营能力。